1. Over dit privacybeleid

Innercize respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig, transparant en uitsluitend voor vastgestelde doeleinden. In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke grondslag dit gebeurt, hoe lang wij gegevens bewaren, met wie wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

Dit beleid geldt voor bezoekers van onze website, (potentiële) klanten, deelnemers aan trainingen, coaching, workshops en evenementen, gebruikers van de Human Ecology Check en follow-upchecks, ontvangers van rapportages, nieuwsbriefontvangers, onderzoeksdeelnemers en contactpersonen van opdrachtgevers of samenwerkingspartners.

Innercize is in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke. Wanneer een school, werkgever, vereniging of andere opdrachtgever zelfstandig het doel en de middelen van een verwerking bepaalt, kan die organisatie (mede)verwerkingsverantwoordelijke zijn. De rolverdeling wordt dan vooraf schriftelijk vastgelegd en aan deelnemers uitgelegd.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

· Identificatie- en contactgegevens, zoals naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres en organisatie.

· Overeenkomst-, afspraak- en deelnamegegevens, zoals gekozen dienst, aanwezigheid, deelnemerscode en groeps- of contextinformatie.

· Financiële en administratieve gegevens, zoals factuuradres, betaalstatus en gegevens die nodig zijn voor de boekhouding.

· Inhoudelijke gegevens die u zelf verstrekt tijdens coaching, trainingen, intake, evaluatie of correspondentie.

· Antwoorden, scores, reflecties, contextkeuzes, veiligheidsstrategieën en voortgangsgegevens uit de Human Ecology Check en follow-upmetingen.

· Persoonlijke rapporten, trainingsadviezen, gegenereerde profielen en verzend- of rapportstatus.

· Technische gegevens, zoals IP-adres, apparaattype, browsergegevens, loggegevens en cookievoorkeuren, voor zover deze daadwerkelijk worden verzameld.

· Marketinggegevens, zoals nieuwsbriefinschrijving, toestemming en afmeldstatus.

· Onderzoeksgegevens, zoals gepseudonimiseerde scores, meetmomenten, leeftijdscategorie en relevante contextvariabelen.

3. Bijzondere persoonsgegevens

Antwoorden over lichamelijk functioneren, ervaren spanning, herstel, mentale gezondheid, relaties of veiligheidsbeleving kunnen informatie over de gezondheid of het welzijn van een persoon bevatten. Innercize behandelt deze gegevens als gevoelige en, waar van toepassing, bijzondere persoonsgegevens.

Wij verwerken dergelijke gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is en een geldige grondslag én een toepasselijke uitzondering voor bijzondere persoonsgegevens bestaat. Waar wij uitdrukkelijke toestemming gebruiken, leggen wij deze afzonderlijk en aantoonbaar vast. U kunt toestemming altijd intrekken. Intrekking tast de rechtmatigheid van eerdere verwerking niet aan.

Geen medische zorg. Innercize positioneert de dienstverlening als coaching, training en preventieve ondersteuning. De Human Ecology Check stelt geen medische diagnose en vervangt geen onderzoek of advies van een arts of andere bevoegde zorgprofessional.

4. Doelen, grondslagen en bewaartermijnen

Wij verzamelen niet méér gegevens dan redelijkerwijs nodig is. Hieronder staat het praktische kader. Termijnen kunnen langer zijn wanneer een wettelijke bewaarplicht, juridisch geschil of aantoonbare noodzaak dit vereist. Daarna worden gegevens verwijderd of daadwerkelijk geanonimiseerd.

5. Human Ecology Check en geautomatiseerde profielvorming

De Human Ecology Check gebruikt door de respondent gegeven antwoorden om scores, scorebanden, contextduidingen, veiligheidsstrategieën, reflectieteksten en een persoonlijk rapport samen te stellen. Dit is geautomatiseerde profielvorming in praktische zin. De uitkomst is bedoeld als hulpmiddel voor reflectie en training.

Innercize neemt op basis van deze automatische uitkomst geen besluit dat rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft. Een trainer kan de uitkomst in samenhang met uw verhaal bespreken. Deelname aan een check leidt niet automatisch tot selectie, beoordeling, uitsluiting, diagnose of behandeling.

Als een opdrachtgever, school of werkgever resultaten wil gebruiken voor besluiten over personen, is daarvoor een afzonderlijke beoordeling, informatievoorziening en rechtsgrond nodig. Innercize verstrekt geen individuele uitkomsten aan een opdrachtgever zonder dat dit vooraf duidelijk is gemaakt en daarvoor een geldige grondslag bestaat.

6. Onderzoek, pseudonimisering en publicatie

Gebruik van gegevens voor een persoonlijk rapport staat los van gebruik voor onderzoek. Voor onderzoek ontvangt u vooraf specifieke deelnemersinformatie. Daarin staan onder meer de onderzoeksvraag, welke gegevens worden gebruikt, de grondslag, bewaartermijn, ontvangers, risico’s, uw rechten en de wijze waarop u toestemming kunt intrekken.

· Onderzoeksdeelname is vrijwillig. Weigeren heeft geen nadelige gevolgen voor de dienstverlening, begeleiding, positie op school, beoordeling of deelname aan een groep.

· Naam, e-mailadres en persoonlijke rapporten worden niet opgenomen in het analysebestand.

· Onderzoeksgegevens krijgen een willekeurige onderzoekscode. De koppelsleutel wordt apart en beperkt toegankelijk bewaard.

· Gepseudonimiseerde gegevens blijven persoonsgegevens en vallen onder de AVG zolang herleiding via een sleutel of andere redelijkerwijs beschikbare informatie mogelijk is.

· Alleen bevoegde personen krijgen toegang op basis van noodzaak en geheimhouding.

· Wij publiceren uitsluitend geaggregeerde of aantoonbaar geanonimiseerde resultaten. Naam, e-mailadres en rechtstreeks herkenbare informatie worden niet gepubliceerd.

· Kleine groepen, unieke combinaties en vrije tekst worden gecontroleerd op indirecte herkenbaarheid. Innercize hanteert als publicatieregel in beginsel geen uitsplitsingen van groepen kleiner dan 10 personen, tenzij onafhankelijk is vastgesteld dat herkenning redelijkerwijs is uitgesloten.

· Letterlijke citaten worden alleen gebruikt na afzonderlijke toestemming of wanneer zij zodanig zijn bewerkt dat de respondent niet herkenbaar is.

· Werkelijk geanonimiseerde en reeds gepubliceerde groepsresultaten kunnen na anonimisering niet meer aan een individuele deelnemer worden gekoppeld of op diens verzoek worden verwijderd.

Voor elk onderzoek stelt Innercize vooraf een onderzoeksprotocol, gegevensbeheerplan en publicatieplan op. Waar de aard, omvang of context dat verlangt, wordt een DPIA uitgevoerd en wordt ethische of juridische toetsing gevraagd. Indien relevant wordt vooraf beoordeeld of het onderzoek onder de Wet medisch-wetenschappelijk onderzoek met mensen (WMO) valt.

7. Minderjarigen en de jongerencheck

Innercize biedt een afzonderlijke Human Ecology Jongerencheck aan. Wij gebruiken begrijpelijke informatie die aansluit bij de leeftijd van de jongere en passen extra waarborgen toe. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen buiten een daarvoor ingerichte en rechtmatige route.

Welke toestemming nodig is, hangt af van de leeftijd, het doel, de context en de toepasselijke wetgeving. Bij onderzoek met jongeren wordt vooraf een passende toestemmingsprocedure vastgesteld. Waar vereist vragen wij toestemming van de jongere en/of diens wettelijke vertegenwoordiger(s). Voor onderzoek hanteren wij als uitgangspunt: jonger dan 12 jaar toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger(s), 12 tot 16 jaar toestemming van jongere én wettelijke vertegenwoordiger(s), en vanaf 16 jaar toestemming van de jongere zelf, tenzij voor het concrete onderzoek andere regels gelden.

· Een school, docent, mentor, ouder, coach of opdrachtgever ontvangt niet automatisch individuele antwoorden of rapporten.

· Vooraf wordt duidelijk uitgelegd wie welke informatie ontvangt en waarom.

· Deelname of weigering mag geen invloed hebben op cijfers, selectie, begeleiding of positie in de groep.

· Wij leggen vooraf vast hoe wij handelen bij signalen van acute onveiligheid en welke grenzen vertrouwelijkheid heeft.

· Volwassenen en jongeren worden in afzonderlijke dashboards, rapportmappen en onderzoeksbestanden verwerkt.

8. Ontvangers en dienstverleners

Innercize verkoopt geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dit nodig en rechtmatig is. Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen de volgende categorieën ontvangers betrokken zijn:

· Hosting- en websiteleveranciers.

· Formulier- en vragenlijstleveranciers, waaronder Tally voor zover daadwerkelijk gebruikt.

· Google Workspace-diensten voor e-mail, spreadsheets, documenten, opslag en automatisering.

· Betaaldienstverleners en banken.

· Boekhouder of administratiekantoor.

· IT-, beveiligings- en softwareleveranciers.

· Door Innercize ingeschakelde trainers of freelancers, uitsluitend voor hun taak.

· Onderzoekspartners of adviseurs volgens het onderzoeksprotocol.

· Overheidsinstanties of andere partijen wanneer een wettelijke plicht dit vereist.

Met partijen die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst. Wij beoordelen hun toegang, beveiliging, subverwerkers, bewaarbeleid en locatie van verwerking. Een ontvangende partij die eigen doelen en middelen bepaalt, is zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet een eigen grondslag hebben.

9. Verwerking buiten de EER

Sommige leveranciers of subverwerkers kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Innercize controleert dan of een adequaatheidsbesluit geldt of gebruikt passende waarborgen, zoals door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen. Waar nodig worden aanvullende technische en organisatorische maatregelen getroffen. U kunt informatie over de toepasselijke waarborgen opvragen via info@innercize.org.

10. Beveiliging en datalekken

Innercize neemt passende technische en organisatorische maatregelen die passen bij de gevoeligheid en risico’s van de gegevens. Daaronder vallen, voor zover passend:

· meervoudige authenticatie en sterke, unieke toegangsbeveiliging;

· toegang op basis van rollen en het need-to-knowprincipe;

· afzonderlijke opslag van contactgegevens, rapporten, koppelsleutels en onderzoeksbestanden;

· versleuteling tijdens overdracht en waar mogelijk bij opslag;

· beperkte en periodiek gecontroleerde deelrechten;

· logging, back-ups, herstelvoorzieningen en periodieke controles van scripts en automatische triggers;

· geheimhouding voor personen met toegang;

· een procedure voor beveiligingsincidenten, datalekken en tijdige melding aan betrokkenen en de Autoriteit Persoonsgegevens wanneer dat wettelijk vereist is.

Ondanks passende maatregelen kan geen enkel systeem absolute veiligheid garanderen. Vermoedt u dat gegevens onjuist zijn gedeeld of beveiligd, meld dit dan direct via info@innercize.org.

11. Uw privacyrechten

U kunt, voor zover de AVG dat recht geeft, verzoeken om:

· inzage in uw persoonsgegevens;

· correctie of aanvulling;

· verwijdering;

· beperking van verwerking;

· overdracht van door u verstrekte gegevens in een gangbaar machineleesbaar formaat;

· bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing;

· intrekking van toestemming voor toekomstige verwerking;

· informatie over de logica en gevolgen van profielvorming;

· een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten zijn niet absoluut. Verwijdering kan bijvoorbeeld worden geweigerd wanneer gegevens nodig zijn voor een wettelijke bewaarplicht, de instelling of verdediging van een rechtsvordering of een andere wettelijke uitzondering. Bij onderzoek kunnen rechten onder strikte wettelijke voorwaarden worden beperkt als toepassing het onderzoek onmogelijk dreigt te maken en passende waarborgen zijn getroffen. Wij leggen een eventuele beperking gemotiveerd uit.

Stuur uw verzoek naar info@innercize.org. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd; u ontvangt daarover binnen één maand bericht. Wij kunnen aanvullende informatie vragen om uw identiteit vast te stellen. Stuur niet standaard een volledige kopie van uw identiteitsbewijs. Als een kopie noodzakelijk blijkt, scherm dan in ieder geval pasfoto, burgerservicenummer en machineleesbare strook af, tenzij een specifiek onderdeel aantoonbaar nodig is.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/een-tip-of-klacht-indienen-bij-de-ap

12. Nieuwsbrief en direct marketing

Wij sturen een nieuwsbrief of elektronische marketing op basis van toestemming, of aan bestaande klanten voor eigen gelijksoortige diensten voor zover de wet dit toestaat. Iedere commerciële e-mail bevat een eenvoudige afmeldmogelijkheid. Afmelden heeft geen gevolgen voor noodzakelijke serviceberichten over een lopende overeenkomst, rapportverzending of beveiliging.

13. Cookies en vergelijkbare technieken

Innercize gebruikt noodzakelijke cookies voor de werking en beveiliging van de website. Voor analytische, personalisatie-, advertentie- of socialmediacookies die niet strikt noodzakelijk zijn, vragen wij vooraf toestemming wanneer dat wettelijk vereist is. Weigeren moet even eenvoudig zijn als accepteren. Niet-noodzakelijke cookies worden niet geplaatst vóórdat toestemming is gegeven.

De cookiebanner en het actuele cookieoverzicht moeten per cookie of dienst ten minste vermelden: aanbieder, doel, type, bewaartermijn en eventuele doorgifte buiten de EER. Browserinstellingen kunnen daarnaast worden gebruikt om cookies te verwijderen of blokkeren.

14. Externe links en sociale media

Onze website kan links, knoppen of ingesloten inhoud van derden bevatten. Zodra u zo’n dienst gebruikt, kan de betreffende derde zelfstandig persoonsgegevens verwerken. Het privacybeleid van die derde is dan van toepassing. Innercize is niet verantwoordelijk voor de verwerking door websites of diensten van derden, maar kiest en configureert integraties zo zorgvuldig mogelijk.

15. Wijzigingen en contact

Innercize kan dit privacybeleid aanpassen wanneer diensten, systemen of wetgeving veranderen. De actuele versie staat op onze website met versienummer en datum. Bij wezenlijke wijzigingen die invloed hebben op een lopende verwerking informeren wij betrokkenen op passende wijze. Als een nieuw doel niet verenigbaar is met het oorspronkelijke doel, vragen wij zo nodig nieuwe toestemming of kiezen wij vooraf een andere geldige grondslag.

Vragen, privacyverzoeken of meldingen kunt u sturen aan:

· Innercize – t.a.v. Damiën Vereecken

· E-mail: info@innercize.org

· Adres: Cederstraat 13, 4849 AL Dorst

Schermafbeelding 2026-08-25 om 14.17.25.png